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acolweb prestacao de contasA prestação de contas em condomínios é um grande desafio apresentado à administração dos síndicos em geral. Muitas vezes, a falta de familiaridade com esse tipo de demanda leva esses dirigentes a incorrerem em erros graves, o que coloca em risco a credibilidade de sua gestão diante dos demais condôminos.

E, como muitos devem saber, a prestação de contas, em si, requer mais do que organização. Isso porque a legislação que regula a vida condominial prevê uma série de trâmites legais a serem cumpridos quando da apresentação e aprovação dos relatórios financeiros e contábeis.

Para facilitar a vida de quem toma frente da prestação de contas em seu condomínio, organizamos neste post uma espécie de guia com as práticas que devem ser implementadas segundo a legislação. Traremos ainda algumas dicas quanto a melhor forma de apresentar e organizar os relatórios. Confira!

Estrutura da prestação de contas no condomínio

Na hora de fazer a prestação de contas no condomínio é preciso ter ciência sobre quais documentos devem fazer parte desse reporte. De maneira geral, é comum trabalhar com a seguinte estrutura:

  • Orçamento condominial

As convenções de condomínio geralmente destinam a primeira assembleia geral do ano para a aprovação do orçamento. Essa peça deve conter uma previsão de receita anual, o que envolve uma distinção da distribuição de receitas para investimento e custeio.

Os investimentos se referem a benfeitorias como reformas, reparos e afins. A parte de custeio, por sua vez, deve conter uma estimativa de gastos com a manutenção do edifício, o que envolve gastos com conservação ou limpeza, segurança, gás, água e energia elétrica.

Toda essa programação obviamente deverá estar atrelada a fontes de receitas, provenientes da arrecadação anual do condomínio. Assim, deve-se projetar o quanto se arrecadará com a contribuição mensal dos condôminos e aluguel de espaços coletivos.

No momento da prestação de contas do condomínio, será necessário demonstrar quanto desse orçamento foi executado mês a mês, além de observar em qual proporção a estimativa de receitas se cumpriu.

  • Relatório de receitas e despesas

O relatório de receitas e despesas figura como um desdobramento do orçamento do condomínio. Lembrando que todo orçamento será sempre uma previsão de receitas e despesas, de modo que somente relatórios contábeis poderão demonstrar qual a real situação das contas de um condomínio ou qualquer empresa.

Daí vem a necessidade de se trabalhar esse reporte, pois ele trará, mês a mês, quanto dos recursos foram gastos até o momento e quanto se ainda dispõe para os próximos períodos.

Passando para uma análise prática desse relatório, é importante destacar que o síndico deve apresentar na parte de receitas, por exemplo, todas as “entradas”. Elas se referem a taxa de condomínio, aluguel de espaços coletivos, multas e juros sobre contribuição de condôminos inadimplentes, entre outros.

Na parte de despesas, por sua vez, os gastos efetivamente executados deverão ser demonstrados. Isso demanda a apresentação de notas fiscais e contratos de prestação de serviço, de modo a avalizar todos os números reportados no relatório. Sem isso, nenhuma prestação de contas será válida.

Perceba que enquanto o orçamento é uma previsão realizada sobre estimativas de receitas e despesas, o relatório cumprirá o papel de apresentar o que efetivamente foi auferido em termos de receitas e executado em termos de despesas. É importante estabelecer tal diferenciação, uma vez que pode haver confusão em relação a finalidade entre esses instrumentos.

  • Balancete

Na linguagem contábil, o balancete serve ao objetivo de resumir de maneira bastante prática as contas do condomínio. Para tanto, trabalha-se com duas variáveis:

- Saldo mês: no mês vigente, apresenta-se a diferença entre receitas e despesas;

- Saldo global: o objetivo é demonstrar qual a situação global das contas do condomínio. Para isso, efetua-se a soma de quanto o condomínio dispõe em caixa no mês anterior com o saldo do mês atual.

  • Lista de inadimplentes

A prestação de contas no condomínio ainda deverá trazer um levantamento dos condôminos inadimplentes. Assim, a assembleia poderá tomar ciência do quanto ainda deve entrar em caixa e aprovar eventuais medidas para protesto das dívidas.

  • Papel do conselho fiscal em condomínios

A Lei Federal n° 10.406, de 10 de janeiro de 2002, que dispõe sobre personalidades e capacidades na esfera cível, prevê o estabelecimento de conselhos fiscais em condomínios nos seguintes termos:

Art. 1.066. Sem prejuízo dos poderes da assembleia dos sócios, pode o contrato instituir conselho fiscal composto de três ou mais membros e respectivos suplentes, sócios ou não, residentes no País, eleitos na assembleia anual
No que concerne as atribuições e competências do conselho, a mesma lei ainda diz o seguinte em seu artigo 1.069:

Art. 1.069. Além de outras atribuições determinadas na lei ou no contrato social, aos membros do conselho fiscal incumbem, individual ou conjuntamente, os deveres seguintes:

I — examinar, pelo menos trimestralmente, os livros e papéis da sociedade e o estado da caixa e da carteira, devendo os administradores ou liquidantes prestar-lhes as informações solicitadas;
II — lavrar no livro de atas e pareceres do conselho fiscal o resultado dos exames referidos no inciso I deste artigo;
III — exarar no mesmo livro e apresentar à assembleia anual dos sócios parecer sobre os negócios e as operações sociais do exercício em que servirem, tomando por base o balanço patrimonial e o de resultado econômico;
IV — denunciar os erros, fraudes ou crimes que descobrirem, sugerindo providências úteis à sociedade;
V — convocar a assembleia dos sócios se a diretoria retardar por mais de trinta dias a sua convocação anual, ou sempre que ocorram motivos graves e urgentes;
Perceba que a figura do sócio é um termo recorrente na letra da lei. Isso não deve causar estranheza a você, síndico, uma vez que o instituto do condomínio deve ser enxergado como uma grande sociedade, em que os condôminos são os sócios proprietários das áreas comuns dos prédios.

  • Organização da prestação de contas no condomínio

Como já mencionado anteriormente, é imprescindível que o síndico mantenha um alto controle sobre todos os documentos que embasam os relatórios ficais dos condomínios. Com isso, você não pode deixar de arquivar nenhuma nota referente a prestação de serviço, aquisição de itens de consumo e folha de pagamento de funcionários.

Sem manter em dia toda essa relação de documentos você abrirá margem para eventuais questionamentos por parte de membros do conselho fiscal ou demais condôminos quando da apresentação da prestação de contas.

E, para lidar com esse tipo de tarefa tão meticulosa, a tecnologia pode vir a ser uma aliada e tanto. Você já ouviu falar de softwares para gestão de condomínios? Por meio desse tipo de ferramenta, é possível centralizar toda sua gestão em um ambiente virtual para manter um controle muito mais efetivo sobre qualquer movimentação financeira e informações sobre o dia a dia do condomínio.

Com o software Acolweb, por exemplo, você poderá lançar toda a relação de pagamento das taxas condominiais e das contas a pagar, com a possibilidade de emitir relatórios online a qualquer tempo, que podem ser compartilhados com todos os moradores via e-mail.

Quando da prestação de contas no condomínio, você poderá enviar o relatório de prestação de contas antes mesmo da assembleia, o que representa um ganho em termos de eficiência para a reunião.

Nosso software também facilita o que se convencionou chamar de gestão colaborativa, uma vez que mais de um usuário poderá ter acesso ao sistema e executar tarefas relacionadas a gestão.

Outra funcionalidade incrível que o software da Acolweb oferece diz respeito a locação de espaços comuns. Isso porque, ao invés de manter um controle em planilhas físicas ou algo correspondente, você e os condôminos poderão visualizar quem já garantiu a reserva para determinada data no próprio ambiente do software. Tal condição facilita proceder com a locação do espaço e planejar futuros eventos.

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